PMS หลายตัวจัดการ booking ได้ แต่ไม่ได้ช่วยคีย์พาสปอร์ตให้
โรงแรมและที่พักจำนวนมากมี PMS สำหรับจองห้อง ออกใบแจ้งหนี้ หรือดูสถานะห้องพักอยู่แล้ว แต่พอถึงข้อมูลพาสปอร์ตของแขกต่างชาติ ทีมยังต้องเปิดรูปจาก LINE หรืออีเมล แล้วพิมพ์ชื่อ สัญชาติ เลขพาสปอร์ต และวันเข้าพักซ้ำเอง
รูปอยู่ใน LINE ข้อมูล booking อยู่ใน PMS และไฟล์ ตม.30 อยู่ในอีกที่ ทำให้ทีมต้องไล่เปิดหลายหน้าจอ
ชื่อ เลขพาสปอร์ต สัญชาติ และวันเข้าพักยังถูกคีย์มือทีละคน โดยเฉพาะช่วงแขกเข้าเช็คอินพร้อมกัน
หลาย PMS ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อรับรูปพาสปอร์ตจาก LINE แล้วจัดข้อมูลให้พร้อมตรวจและเตรียมงาน ตม.30
tomororo ทำหน้าที่เป็นชั้นเอกสารระหว่าง LINE, ทีมหน้าเคาน์เตอร์ และ PMS
แทนที่จะให้ทีมเริ่มจากการพิมพ์ข้อมูลเองทุกครั้ง tomororo ช่วยเปลี่ยนรูปพาสปอร์ตหรือข้อมูล pre-check-in ให้เป็นรายการผู้เข้าพักที่ตรวจทานได้ก่อนนำไปใช้ต่อ
- รับรูปพาสปอร์ตผ่าน LINE หรือส่งลิงก์ให้แขกอัปโหลดก่อนเช็คอิน
- ดึงข้อมูลสำคัญออกมาเป็น record ผู้เข้าพัก เช่น ชื่อ สัญชาติ เลขพาสปอร์ต และวันเข้าพัก
- ให้ทีมตรวจทานรายการที่ไม่ชัดเจนก่อนนำไปใช้จริง
- ส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์สำหรับงาน ตม.30 หรือใช้ประกอบ workflow ภายในของที่พัก
โฟกัสข้อมูลที่ทีมโรงแรมต้องพิมพ์ซ้ำบ่อยที่สุด
- ชื่อ นามสกุล และสัญชาติจากหนังสือเดินทาง
- เลขพาสปอร์ต วันหมดอายุ และข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้อง
- วันเข้าพัก วันออก และข้อมูลที่พักที่ลูกค้าส่งมาพร้อมรูป
- สถานะการตรวจทาน เพื่อให้ทีมรู้ว่ารายการไหนยังต้องตรวจเพิ่ม
ระบบช่วยคีย์เบื้องต้น แต่ทีมยังต้องตรวจข้อมูลสำคัญ
รูปเบลอ แสงสะท้อน มุมถ่าย หรือรูปแบบพาสปอร์ตแต่ละประเทศอาจทำให้ข้อมูลผิดได้ tomororo จึงควรถูกใช้เป็นผู้ช่วยลดงานพิมพ์และเตรียมข้อมูล ไม่ใช่ผู้รับประกันความถูกต้องทั้งหมดของเอกสาร
เลขพาสปอร์ต ชื่อ สัญชาติ วันเข้าพัก และข้อมูลที่ต้องนำไปใช้กับเอกสารหรือรายงาน
ถ้าระบบอ่านไม่มั่นใจ ทีมควรตรวจจากรูปหรือขอเอกสารใหม่จากผู้เข้าพักก่อนนำไปใช้ต่อ
ไม่ควรเก็บรูปพาสปอร์ตดิบไว้นานเกินจำเป็น
รูปพาสปอร์ตเป็นข้อมูลละเอียดอ่อนในทางปฏิบัติ โดยทั่วไป tomororo พยายามลบรูปพาสปอร์ตและไฟล์เอกสารดิบที่ส่งเข้ามาหรือได้รับผ่านลิงก์ pre-check-in ออกจากระบบใช้งานหลักภายใน 48-72 ชั่วโมง แม้กรณีที่อ่านข้อมูลไม่สำเร็จ ส่วนข้อมูลที่อ่านออกมาแล้วจะอยู่ตามนโยบายของ workspace และคำสั่งของลูกค้า
สำหรับรายละเอียดเรื่องการอ่านข้อมูลด้วยระบบอัตโนมัติ การเก็บข้อมูล และแนวทางเกี่ยวกับ AI อ่านต่อที่ Trust & Data Safety