ขอพาสปอร์ตจากแขกต่างชาติอย่างไร เมื่อจอง 1 คนแต่เข้าพักหลายคน

แขกจอง 1 คน แต่เข้าพัก 4 คน แล้วส่งพาสปอร์ตมาแค่คนจอง — ข้อมูลยังไม่ครบ ให้ยึดจำนวนคนที่จะเข้าพักจริง ตามเฉพาะพาสปอร์ตที่ยังขาด และบอกเหตุผลสั้น ๆ ว่าที่พักต้องใช้ข้อมูลเพื่อเตรียมงานเช็กอินและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับ TM30 ตม.30

ทำไมที่พักต้องขอพาสปอร์ตของแขกทุกคน#

สำหรับแขกต่างชาติ ที่พักอาจต้องใช้ข้อมูลจากหน้าพาสปอร์ตเพื่อเตรียมข้อมูลผู้เข้าพักและดำเนินงานในขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับ TM30 หรือ ตม.30 ของที่พัก ไม่ใช่ขอเพราะคนจองคนเดียวทำรายการไว้

ดังนั้น ถ้ามีผู้เข้าพักจริง 4 คน ที่พักต้องรู้ข้อมูลของทั้ง 4 คนตามขั้นตอนที่ใช้จริงของที่พัก พาสปอร์ตของคนจองเพียงคนเดียวจึงไม่ช่วยให้ตรวจรายชื่อผู้เข้าพักทั้งกลุ่มได้ครบ

• ใช้ยืนยันว่าใครบ้างที่จะเข้าพักจริง

• ใช้ตรวจข้อมูลบนหน้าพาสปอร์ตก่อนจัดเตรียมข้อมูลสำหรับขั้นตอนถัดไป

• ช่วยให้ทีมตามเฉพาะคนที่ข้อมูลยังขาดหรือรูปอ่านไม่ได้ แทนการขอเอกสารทั้งกลุ่มซ้ำ

ข้อกำหนดและวิธีดำเนินการอาจต่างกันตามประเภทที่พักและสถานการณ์ของคุณ ให้ตรวจขั้นตอน TM30 ตม.30 ที่ที่พักต้องใช้ให้เป็นปัจจุบันเสมอ บทความนี้ช่วยจัดการการขอและตรวจข้อมูลจากแขก ไม่ได้ใช้แทนการตรวจข้อกำหนดดังกล่าว

เคสจอง 1 คน พักหลายคน: ต้องขอของใครบ้าง#

• การจองระบุ 5 คน: ต้องมีรายการพาสปอร์ตที่ตรวจได้ 5 รายการก่อนถือว่าชุดข้อมูลครบ

• ได้รับแล้ว 3 คน: แจ้งคนจองตรง ๆ ว่ายังขาดอีก 2 คน และระบุชื่อได้เมื่อมีรายชื่อผู้เข้าพักอยู่แล้ว

• จำนวนคนเปลี่ยน: อัปเดตจำนวนคนที่จะพักจริงก่อนตามเอกสาร ไม่เช่นนั้นอาจตามข้อมูลเกินหรือขาด

ก่อนส่งข้อความ ให้เช็ก 3 อย่าง#

1. จำนวนแขกตามการจองและจำนวนคนที่จะเข้าพักจริงตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่ตรง ให้ขอให้คนจองยืนยันจำนวนก่อน

2. ตอนนี้ได้รับพาสปอร์ตแล้วกี่คน แยกสถานะเป็น ได้แล้ว / ยังขาด / ส่งมาแต่รูปใช้ไม่ได้

3. ที่พักต้องใช้ข้อมูลเมื่อไร ถ้าต้องมีเวลาตรวจล่วงหน้า ให้ขอก่อนวันเข้าพัก; ถ้าแขกยังยืนยันรายชื่อไม่ได้ การรับตอนเช็กอินอาจเหมาะกว่า แต่ต้องเตรียมขั้นตอนรับและตรวจหน้างานไว้

รูปพาสปอร์ตแบบไหนที่อ่านต่อได้#

คำว่า “ส่งพาสปอร์ตแล้ว” ยังไม่เท่ากับ “ใช้ข้อมูลได้” ก่อนปิดงาน ให้เปิดภาพและเช็กหน้าข้อมูลบุคคล ไม่ใช่เช็กเพียงว่ามีไฟล์แนบเข้ามา

• จำนวนรูปหรือรายการพาสปอร์ตตรงกับจำนวนแขกที่กำลังจะเข้าพัก

• ชื่อ เลขพาสปอร์ต สัญชาติ วันเกิด และวันหมดอายุอ่านได้

• หน้าข้อมูลบุคคลไม่ถูกตัดขอบจนข้อมูลหาย

• ภาพไม่เบลอ ไม่มืด และไม่มีแสงสะท้อนทับตัวอักษร

• แถวตัวอักษรด้านล่างของหน้าพาสปอร์ต (MRZ) มองเห็นได้ หากขั้นตอนที่พักต้องใช้

ถ้ารูปหนึ่งอ่านไม่ได้ อย่าบอกเพียงว่า “รูปไม่ชัด” ให้บอกจุดที่แก้ได้ เช่น ภาพสะท้อนตรงเลขพาสปอร์ต หรือส่วนล่างของหน้าข้อมูลถูกตัด แขกจะส่งใหม่ได้ถูกครั้งเดียว

ข้อความอังกฤษ: ขอพาสปอร์ตของแขกทุกคน พร้อมบอกเหตุผล#

ใช้เมื่อการจองมีหลายคนและยังไม่ได้รับข้อมูล หรือยังไม่รู้ว่าได้รับครบหรือไม่ ข้อความควรบอกว่าที่พักต้องใช้ข้อมูลของผู้เข้าพักทุกคนสำหรับการเตรียมเช็กอินและ TM30-related reporting เพื่อให้แขกเข้าใจว่าทำไมพาสปอร์ตของคนจองคนเดียวจึงไม่พอ

Hello [ชื่อแขก], this is [ชื่อคุณ/ที่พัก] regarding your stay on [วันเช็คอิน].

To prepare for check-in and our TM30-related guest reporting process, please send a clear photo of the passport information page for each guest staying at the property. Your booking is for [จำนวนแขก] guests, so we need [จำนวนพาสปอร์ต] passport photos in total.

Please send them via [ช่องทางติดต่อ] by [เวลา]. If the number of guests has changed, please let us know. Thank you.

ตามงานเมื่อยังขาดบางคน: บอกจำนวนที่ขาดให้ชัด#

ตัวอย่าง: การจอง 5 คน ได้ข้อมูลแล้ว 3 คน ยังขาด 2 คน ข้อความติดตามควรพูดถึง 2 คนที่ขาด ไม่ใช่ส่งคำขอฉบับแรกซ้ำทั้งชุด

Hello [ชื่อแขก], thank you. We have received passport photos for [จำนวนที่ได้รับ] of [จำนวนแขกทั้งหมด] guests.

We still need passport photos for [จำนวนที่ขาด] guest(s) for our check-in and TM30-related guest reporting process. Please send the remaining photos via [ช่องทางติดต่อ] by [วันที่]. Thank you.

ถ้ามีรายชื่อผู้เข้าพักที่ยืนยันแล้ว อาจระบุชื่อคนที่ยังขาดในข้อความถึงคนจองได้ แต่ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เลขพาสปอร์ตหรือข้อมูลส่วนบุคคลเดิมซ้ำในแชต

ข้อความอังกฤษ: ขอส่งรูปใหม่เมื่อภาพอ่านไม่ได้#

ใช้เมื่อได้รับรูปแล้ว แต่อ่านข้อมูลบางส่วนไม่ได้ ระบุปัญหาที่เห็นจริงเพื่อให้แขกแก้ตรงจุด

Hello [ชื่อแขก], thank you for sending the passport photo. Could you please send a new photo of the passport information page?

The current image is not clear. Please make sure the full page is visible and the text is clear. Thank you.

จำนวนแขกต่างกัน วิธีตามงานก็ต่างกัน#

• 1 คน: ตรวจว่าภาพอ่านได้แล้วจบงานเป็นรายบุคคล

• 5 คน: ทำรายการชื่อหรือจำนวนที่ได้รับไว้ชัดเจน เพื่อรู้ทันทีว่าขาดกี่คนและไม่ตามซ้ำคนที่ส่งแล้ว

• 20 คน: แยกสถานะเป็นรายคนตั้งแต่ต้น และกำหนดจุดตรวจภาพก่อนนำข้อมูลไปใช้ต่อ งานที่หนักไม่ใช่แค่รับไฟล์ แต่คือรู้ว่าแต่ละไฟล์เป็นของใครและผ่านการตรวจหรือยัง

ได้พาสปอร์ตแล้ว อย่าเพิ่งถือว่าจบ#

1. เช็กก่อนว่าได้ครบทุกคนไหม — พัก 5 คน ก็ควรมีข้อมูลที่อ่านได้ครบ 5 คน

2. รูปไหนเบลอ สะท้อน หรือตัดข้อมูลสำคัญ ให้แยกไว้แล้วตามเฉพาะรูปนั้น ไม่ต้องขอใหม่ทั้งหมด

3. พอข้อมูลครบแล้ว ค่อยเอาไปเตรียมเช็กอินและทำขั้นตอน ตม.30 ตามที่ที่พักต้องดำเนินการ

4. พาสปอร์ตเป็นข้อมูลส่วนตัว อย่าส่งวนในแชตหรือให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงโดยไม่จำเป็น

5. ถ้าแขกถามว่าเก็บข้อมูลไว้ทำอะไรหรือเก็บนานแค่ไหน ตอบตามที่ที่พักทำจริง ถ้ายังไม่แน่ใจ อย่าเดาหรือรับปากแทนระบบ

คำถามที่พบบ่อย#